Trasformazione digitale nelle PMI: maturità, ostacoli e percorsi sostenibili

La trasformazione digitale è un processo che riguarda tutte le aziende, ma per le PMI presenta caratteristiche e difficoltà specifiche.

Questo articolo analizza cosa significa trasformarsi digitalmente per una piccola o media impresa, quali sono le sfide più comuni, quali competenze servono per affrontarle e quali approcci risultano più efficaci.

L’obiettivo è quello di offrire un quadro chiaro per impostare un percorso sostenibile.

Cosa si intende con il termine "trasformazione digitale"?

La trasformazione digitale (o digital transformation) è un processo di cambiamento che coinvolge l’intera azienda. Consiste nell’integrare strumenti e tecnologie digitali per migliorare il modo in cui si lavora, si prendono decisioni e si crea valore.

La trasformazione digitale non si esaurisce nell’introduzione di nuovi strumenti, ma implica un ripensamento complessivo dei processi, delle modalità decisionali e del modo in cui si generano valore e relazioni sia con i clienti che con i fornitori.

L’adozione di soluzioni come CRM, software gestionali o piattaforme e-commerce rappresenta un punto di partenza concreto, ma diventa davvero significativa e "trasformativa" solo quando queste tecnologie sono integrate tra loro, inserite in un disegno coerente e orientate a obiettivi chiari, come:

• migliorare l’efficienza operativa
• migliorare l'efficacia delle decisioni con una maggior visibilità e capacità di analisi dei dati,
• creare nuovi canali di vendita e/o relazione
• rafforzare il controllo di gestione.

Senza una visione di sistema, il rischio è di digitalizzare l’esistente senza davvero trasformarlo.

Trasformazione digitale: una sfida trasversale 

La trasformazione digitale riguarda tutte le aziende, indipendentemente da settore, dimensione o mercato di riferimento. È un processo ormai in corso da anni, ma le grandi imprese, spesso più strutturate, hanno iniziato prima.

Le PMI, invece, si trovano a dover affrontare questa evoluzione in un contesto più complesso, che pone diverse sfide: meno risorse disponibili, meno personale specializzato, meno tempo per sperimentare.

Eppure la pressione è la stessa, se non maggiore: la trasformazione digitale è ormai una condizione necessaria per restare sul mercato. Per le PMI, il punto non è SE affrontare questo cambiamento, ma COME farlo in modo sostenibile e coerente con le proprie capacità.

Lo stato della digitalizzazione delle PMI italiane

Nel 2025, molte PMI italiane hanno avviato percorsi di trasformazione digitale, ma la maturità resta ancora un traguardo distante.

La digitalizzazione delle PMI italiane procede, ma troppo lentamente rispetto alla velocità con cui evolve il contesto tecnologico ed economico - Claudio Rorato, Direttore Osservatorio Innovazione Digitale

I dati dell'Osservatorio Innovazione Digitale

Come ci mostra la ricerca degli Osservatori di Innovazione Digitale del PoliMi, solo una parte delle imprese ha integrato il digitale in modo strategico e trasversale, mentre nella maggioranza dei casi le tecnologie sono adottate in modo parziale, con un impatto limitato sull’organizzazione:

• il 54% delle PMI dichiara di investire con decisione nel digitale, ma appena il 19% ha implementato soluzioni avanzate in modo strutturato. 
• quasi una PMI su due (il 46%) considera marginale il ruolo del digitale, o lo ritiene troppo costoso o addirittura non ne vede i benefici.
• solo una minoranza di imprese attribuisce al digitale un valore strategico, continuando a considerarlo un supporto operativo e non uno strumento capace di orientare le decisioni di business.
• l’adozione tecnologica è spesso confinata a strumenti di base (software gestionali, contabilità, protezione reti), poco integrati tra loro e utilizzati prevalentemente in ambito amministrativo e contabile. Si registra una crescente diffusione di servizi in Cloud e di piattaforme di e-commerce B2B, ma tecnologie come Data Analytics, Intelligenza Artificiale, Blockchain e Metaverso sono ancora poco adottate. Le imprese temono più la difficoltà di integrazione nei processi esistenti e la mancanza di risorse interne che i rischi tecnologici in sé.
• l’impiego dei dati per supportare le decisioni aziendali è ancora marginale e poco strutturato.

Gli ostacoli alla digitalizzazione delle PMI italiane

1. Risorse limitate e difficoltà di accesso ai finanziamenti

Gli investimenti digitali comportano costi iniziali non sempre compatibili con i bilanci di una piccola impresa. Molte PMI si fermano qui. Per quelle imprese che hanno invece iniziato un percorso di digitalizzazione, quasi la metà ha sostenuto le spese digitali con risorse proprie, mentre meno di un terzo ha fatto ricorso a fondi pubblici, scoraggiata da burocrazia e difficoltà di accesso alle informazioni.

2. Competenze non adeguate

Quest'ultimo è uno dei punti più critici: in molte PMI, infatti, mancano profili con esperienza nel guidare una trasformazione digitale, che non è limitata alle tecnologie ma è una trasformazione del business attraverso le tecnologie.

• In molte PMI l’area IT - se esiste - è seguita da risorse interne esperte sul piano tecnico, ma con un ruolo focalizzato sulla gestione quotidiana, più che sull’innovazione o sul disegno di lungo periodo.
• Le decisioni su cosa implementare, con quali strumenti e in quale ordine, vengono prese in modo reattivo, senza un disegno complessivo.
• Inoltre, anche il personale interno ha raramente una formazione digitale aggiornata, soprattutto a livello manageriale. 

3. Tecnologie frammentate

Sistemi obsoleti o acquistati in tempi diversi non comunicano tra loro. L’assenza di integrazione tra software, dati e processi genera inefficienze e frustrazione. In questo contesto, l’introduzione di nuove tecnologie può risultare più complessa.

4. Cultura aziendale resistente al cambiamento

Molte PMI si sono sviluppate intorno a prassi consolidate: introdurre nuovi strumenti e processi può generare diffidenza, soprattutto se non se ne comprende il valore o se manca un percorso di accompagnamento.

5. Assenza di una visione d’insieme

Spesso gli interventi digitali sono episodici e scollegati tra loro. Mancando una strategia chiara, si finisce per adottare soluzioni parziali che non dialogano tra loro e non portano benefici duraturi.

I dati dell’Osservatorio Innovazione Digitale confermano il quadro appena descritto. Dallo studio emergono due grandi temi: un tema infrastrutturale (del Paese) e una tema di risorse e cultura organizzativa. Se da un lato, infatti, il 47% delle PMI segnala criticità nell’accesso a connessioni adeguate (con copertura FTTH sotto il 30% in molte province), dall'altro l’83% lamenta la difficoltà nell’adozione di strumenti digitali, principalmente per:

• ostacoli culturali (44%)
• costi (40%)
• ma soprattutto, carenza di competenze specialistiche (59%)

Il tema delle competenze emerge come connesso al tema culturale:

• Il 38% delle imprese non considera prioritario aumentare le competenze digitali in azienda, soprattutto dei vertici aziendali
• Un’impresa su tre non dispone ancora di un responsabile IT, interno o esterno
• Il 61% delle imprese ha avviato progetti digitali con supporto esterno, ma rivolgendosi prevalentemente a fornitori, consulenti e associazioni. 

Le opportunità della trasformazione digitale

Nonostante le difficoltà, la trasformazione digitale rappresenta una reale opportunità di crescita per le PMI. Se affrontata con metodo, può generare benefici tangibili, anche nel breve periodo.

I vantaggi più rilevanti riguardano:

1. Efficienza operativa

Digitalizzare i processi consente di ridurre tempi, errori e costi.

Automatizzare attività ripetitive, centralizzare le informazioni, eliminare passaggi inutili migliora la produttività senza aumentare il carico di lavoro.

2. Controllo e trasparenza

Strumenti digitali come ERP, CRM e sistemi di business intelligence permettono di avere una visione chiara e in tempo reale dei dati aziendali.

Questo facilita il controllo di gestione e migliora la qualità delle decisioni.

3. Nuovi canali di vendita e marketing

Aprire un canale e-commerce, investire nella presenza online o usare strumenti digitali per gestire campagne mirate consente di raggiungere clienti nuovi, anche al di fuori del proprio territorio.

4. Migliore esperienza per il cliente

Un’azienda che risponde rapidamente, comunica in modo ordinato, gestisce le richieste in modo tracciabile e personalizzato trasmette maggiore affidabilità e valore.

5. Capacità di adattamento

Le PMI digitalmente più avanzate si sono dimostrate più resilienti ai cambiamenti esterni. Avere processi flessibili e strumenti aggiornati consente di reagire meglio a crisi, variazioni di domanda o cambiamenti normativi.

La trasformazione digitale non deve essere vista come un traguardo lontano, ma come un percorso graduale. 

Il nodo critico: competenze e governance

Il nodo delle competenze

Come argomentato più sopra, uno dei principali ostacoli alla trasformazione digitale nelle PMI è la carenza di competenze adeguate. Non si tratta solo di conoscenze tecniche, ma di saper analizzare i processi, gestire il cambiamento, lavorare con i dati e usare gli strumenti digitali per migliorare il lavoro quotidiano.

Senza persone in grado di accompagnare concretamente l’adozione delle tecnologie, anche gli strumenti più validi rischiano di restare inutilizzati o di generare discontinuità operative.

Il nodo della governance

La trasformazione digitale richiede una governance chiara.

Cosa significa governance?

Significa stabilire chi prende le decisioni, con quale mandato, secondo quali priorità e con quali criteri di valutazione. Una governance efficace coordina le iniziative, evita sovrapposizioni, chiarisce i ruoli e mantiene il controllo degli obiettivi.

Nelle PMI, questo aspetto è spesso trascurato: si avviano progetti digitali senza un commitment da parte del vertice, senza una leadership e resposanbilità definita né una struttura di riferimento, con obiettivi spesso impliciti. Il risultato è una digitalizzazione frammentata, che fatica a produrre valore stabile.

Il contributo delle competenze esterne

Quando l’organizzazione non dispone delle competenze necessarie per gestire la trasformazione digitale, è possibile affiancare risorse esterne in modalità fractional (part-time), per un periodo definito e con obiettivi chiari. La scelta del profilo dipende dal tipo di competenze mancanti e dall’ampiezza del perimetro da coprire.

Tra le figure attivabili in contesto PMI ci sono, ad esempio:

• un fractional Project Manager, con esperienza specifica in ambito digital transformation, per coordinare l’implementazione operativa dei progetti digitali e facilitare il dialogo tra reparti e fornitori;

• un fractional CTO, con un focus tecnico, utile per definire l’architettura digitale, valutare soluzioni e garantire la coerenza tecnologica delle scelte;

• un fractional CIO, più orientato alla gestione delle informazioni, dei dati e dell’integrazione dei sistemi rispetto agli obiettivi aziendali.

Queste figure lavorano a stretto contatto con la direzione aziendale, riportano direttamente a chi ha la responsabilità strategica del cambiamento e collaborano con le diverse funzioni operative.

Coordinano fornitori, raccolgono esigenze interne, traducono obiettivi in azioni e facilitano la fase di adozione.

Il loro ruolo non è sostituire il personale interno, ma rafforzare la capacità dell’azienda di portare avanti il cambiamento in modo sostenibile. Se ben integrati, possono contribuire a creare una governance più chiara, a diffondere nuove competenze e a rendere più efficace l’intero percorso di trasformazione.

Conclusione

La trasformazione digitale rappresenta un’opportunità concreta per migliorare l’organizzazione, aumentare l’efficienza e rendere l’impresa più reattiva ai cambiamenti del mercato.

Per una PMI significa ripensare processi, ruoli e competenze, partendo da obiettivi chiari e realistici.

Affrontare questo percorso in modo strutturato offre numerosi vantaggi, consentendo di:

• semplificare le attività operative
• ridurre sprechi e margini di errore
• migliorare il controllo e la visibilità sui dati
• innovare prodotti, servizi e canali
• rafforzare la competitività nel medio periodo

Una governance solida, il giusto mix di competenze e un approccio graduale rendono il cambiamento più sostenibile. In questo contesto, il supporto di figure esterne può offrire un contributo concreto, se inserito in modo coerente nel disegno strategico dell’azienda.

Costruire la capacità di trasformarsi diventa così un fattore distintivo per affrontare con maggiore sicurezza le sfide future.

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