Problemi amministrativi e finanziari di PMI e startup: il ruolo del Responsabile Amministrativo

Nel 2025 il rischio di fallimento e la probabilità di default sono in aumento, soprattutto tra microimprese e PMI. In questo contesto di instabilità, molte aziende - soprattutto le più piccole - faticano ad accedere al credito e affrontano tensioni crescenti sul piano amministrativo e finanziario.

Oltre agli elementi esterni, pesa spesso l’assenza di un presidio gestionale interno.

Questo articolo analizza il quadro attuale e il ruolo strategico del Responsabile Amministrativo per garantire continuità aziendale, conformità normativa e presidio della cassa. 

Perché oggi PMI e startup hanno bisogno di un Responsabile Amministrativo

PMI e startup italiane si trovano oggi in una condizione finanziaria delicata e con diversi indicatori in peggioramento.

• Secondo Cerved, nel 2025 il numero di fallimenti aziendali è previsto in crescita del 17,2% rispetto al 2024, con circa 9.200 chiusure, in prevalenza tra le microimprese con fatturato inferiore ai 250.000 euro (Cerved Osservatorio Procedure e Liquidazioni, 2025). 

• A questo si aggiunge il peggioramento della probabilità di default, che sempre secondo Cerved, salirà dal 5,3% al 5,5% nel corso dell’anno. Per le sole PMI il valore è ancora più alto: dal 6,3% a marzo 2025 si prevede passerà al 6,6% entro marzo 2026 (Cerved Credit Outlook 2025).

• Questo peggioramento incide direttamente sulla capacità delle imprese di accedere al credito. Come ha osservato Confindustria Moda in una recente intervista a La Repubblica, la ricalendarizzazione dei prestiti garantiti da Sace, Simest e Mediocredito è spesso lasciata alla discrezionalità delle banche, generando squilibri e incertezza.

Dietro a questi numeri si intrecciano cause diverse: tensioni macroeconomiche, aumento dei costi, ma anche criticità strutturali interne alle PMI, che spesso non dispongono di una funzione amministrativa e finanziaria realmente presidiata.

In molte PMI e startup la gestione della cassa, la pianificazione finanziaria e il rispetto delle scadenze fiscali non sono affidati a risorse manageriali esperte, ma vengono affrontati in modo parziale o frammentario. Ne derivano ritardi, inefficienze, perdita di credibilità verso banche, investitori e partner.

In questo contesto, la presenza di un Responsabile Amministrativo può rappresentare un elemento di stabilizzazione e continuità. Un presidio che consente di

• monitorare l’equilibrio finanziario,
• prevenire gli scostamenti critici,
• rendere l’impresa più solida nel dialogo con il sistema esterno.

Problemi tipici delle PMI

Le PMI italiane soffrono di problemi strutturali che compromettono la gestione finanziaria quotidiana: liquidità tesa, pianificazione carente e adempimenti complessi.

Ritardi negli incassi e gestione inefficace della cassa

Molte PMI lavorano con clienti che pagano a 90 o 120 giorni, ma si trovano a fronteggiare pagamenti verso fornitori e dipendenti ogni 30 giorni. Questo squilibrio mette sotto pressione la liquidità. Spesso manca un controllo puntuale su entrate e uscite: la tesoreria viene gestita in modo reattivo, senza previsioni a 30, 60, 90 giorni.

In sintesi, la mancanza di un monitoraggio costante della cassa è una delle principali cause di blocco operativo, anche in aziende con portafoglio ordini pieno.

Pianificazione finanziaria assente o superficiale

In molte PMI manca un budget annuale aggiornato o un piano finanziario periodico. Le decisioni di investimento o di spesa vengono prese senza simulazioni di impatto sui flussi di cassa o sulla redditività. Questo rende difficile fronteggiare imprevisti o cogliere opportunità di crescita.

In sintesi, senza strumenti di previsione e controllo, ogni imprevisto diventa una crisi.

Rapporti critici con banche e consulenti

Le PMI spesso non presidiano attivamente i rapporti con il sistema bancario, affidandosi a relazioni storiche o a gestioni “di fiducia” non formalizzate. In assenza di dati aggiornati e bilanci affidabili, l’accesso al credito diventa più difficile. Anche la comunicazione con il commercialista o il consulente del lavoro è spesso saltuaria e limitata alle scadenze.

In sintesi, una relazione non gestita con banche e consulenti impedisce di reagire in modo tempestivo alle difficoltà.

Sovraccarico normativo e rischio sanzioni

La burocrazia italiana impone un numero crescente di adempimenti, soprattutto in ambito fiscale e giuslavoristico. Le PMI, prive di un presidio interno, rischiano di incorrere in errori formali che generano sanzioni, richieste di rettifica o blocchi nei pagamenti pubblici.

In sintesi, la compliance non è un onere accessorio, ma un fattore di continuità aziendale.

Problemi tipici delle startup

Le startup affrontano difficoltà amministrative legate alla rapidità di crescita, all’inesperienza gestionale e alla mancanza di strutture interne.

Gestione del burn rate e rischio esaurimento cassa

Molte startup ricevono finanziamenti in fase seed o pre-seed, ma non dispongono di un piano preciso per gestire la cassa nei mesi successivi. Il burn rate (velocità di consumo della liquidità) viene sottovalutato. In mancanza di un controllo attivo, la cassa si esaurisce prima del previsto, compromettendo la possibilità di arrivare al round successivo.

In sintesi, la sopravvivenza di una startup dipende più dal controllo della cassa che dal potenziale del prodotto.

Reportistica inadeguata per investitori e stakeholder

Gli investitori istituzionali richiedono bilanci, cash flow aggiornati, report mensili o trimestrali. Non sempre i team fondatori hanno competenze specialistiche per produrre questi documenti, o non li considerano prioritari. Il risultato è una perdita di fiducia da parte di chi finanzia l’impresa.

In sintesi, la capacità di dialogare con investitori e partner passa da una reportistica chiara, puntuale e coerente.

Fiscalità e compliance trascurate nelle fasi iniziali

Nelle prime fasi, molte startup trascurano gli aspetti fiscali e normativi: regimi IVA, contributi previdenziali, contratti di lavoro, privacy. Questo può portare a sanzioni o irregolarità che emergono durante una due diligence o un controllo dell’Agenzia delle Entrate.

In sintesi, gli errori amministrativi accumulati nei primi mesi diventano ostacoli insormontabili nei momenti chiave di crescita o raccolta.

Mancanza di figure manageriali con competenze amministrative

Spesso il team fondatore è composto da profili tecnici o marketing/commerciali, con poca esperienza in gestione amministrativa e finanziaria. L’assenza di una figura dedicata porta a scelte inefficaci, ritardi e disorganizzazione.

In sintesi, anche una startup snella ha bisogno di almeno una figura con visione e competenze gestionali sull’area finance e amministrazione.

Il ruolo del Responsabile Amministrativo

Il Responsabile Amministrativo è il punto di snodo tra operatività e visione finanziaria, tra procedure quotidiane e decisioni strategiche:

• assicura bilanci, compliance, tesoreria e dati affidabili per le decisioni

• coordina la contabilità, verifica la correttezza dei bilanci, presidia le scadenze fiscali e gestisce la tesoreria. Supporta la direzione fornendo indicatori economico-finanziari aggiornati e affidabili

• gestisce i rapporti con consulenti esterni (commercialista, consulente del lavoro, revisore) e spesso anche con banche, assicuratori e fornitori critici

• in molte PMI, è anche responsabile della gestione amministrativa del personale:
  • Predisposizione e controllo delle buste paga (spesso in collaborazione con lo studio di consulenza del lavoro).
  • Gestione dei contratti di lavoro, assunzioni, proroghe, cessazioni
  • Tenuta dei registri obbligatori e comunicazioni agli enti (INPS, INAIL, Centro per l’impiego).
  • Applicazione corretta della normativa su lavoro, previdenza e sicurezza.
  • Gestione presenze e costi del personale
  • Rilevazione presenze, ferie, malattie, straordinari.
  • Redazione reportistica per il management (turnover, assenteismo, costo medio del personale).
  • Supporto nella definizione di policy aziendali relative al personale.

Perché scegliere un Responsabile Amministrativo fractional

Nelle imprese di piccole dimensioni, non serve necessariamente un responsabile a tempo pieno: un manager part-time è spesso sufficiente per PMI e startup, con costi sostenibili e flessibilità. Una presenza settimanale ben pianificata può garantire la continuità operativa e la supervisione dei processi.

Il modello fractional consente di accedere a competenze manageriali esperte senza l'onere di un’assunzione a tempo pieno. 

In sintesi, la formula fractional rappresenta per PMI e startup una soluzione leggera e flessibile per portare ordine e competenza nella funzione amministrativa e finanziaria.

Conclusione

I problemi amministrativi e finanziari sono tra le cause più frequenti di difficoltà per PMI e startup. Quando la gestione della cassa è debole, i bilanci sono poco affidabili e le scadenze vengono affrontate in ritardo, l’impresa diventa fragile.

Inserire un Responsabile Amministrativo, anche in modalità fractional, consente di costruire basi solide per la continuità aziendale, migliorare i rapporti con banche e investitori e ridurre il rischio di errori critici.

Scopri qui come reclutare in modo semplice e veloce a un Responsabile Amministrativo fractional.

FAQ

Qual è la differenza tra CFO e Responsabile Amministrativo?

Il CFO si occupa della strategia finanziaria, il Responsabile Amministrativo presidia bilanci, adempimenti e tesoreria quotidiana.

Quando conviene un Responsabile Amministrativo fractional?

Quando l’impresa non ha la massa critica per un full-time, ma ha bisogno di un presidio continuo e competente.

Quali rischi riduce un Responsabile Amministrativo?

Errori nei bilanci, sanzioni per adempimenti mancati, tensioni di cassa, perdita di affidabilità verso banche e stakeholder.

Le startup hanno bisogno di un Responsabile Amministrativo?

Sì, per garantire sostenibilità finanziaria, gestire la cassa e rispondere alle richieste di investitori e partner istituzionali.

Fonti

Cerved, Osservatorio Procedure e Liquidazioni, Fallimenti delle imprese ancora in crescita: +17,2% a fine 2024, 14 aprile 2025. Cerved Group S.p.A., Milano. https://www.cerved.com/comunicati-stampa. Documento ufficiale (PDF interno). 

Cerved Rating Agency, Credit Outlook 2025, A marzo il rischio di credito per le imprese italiane si è attestato al 5,3%, dato più basso dal 2020. Ma nei prossimi mesi tornerà a crescere, 6 maggio 2025. Cerved Rating Agency, Milano. https://www.cerved.com/comunicati-stampa. Documento ufficiale (PDF interno). 

Confindustria Moda, dichiarazione del Presidente Cirillo Ceolini sulle difficoltà di accesso al credito e squilibri nelle moratorie, gennaio 2025. https://finanza.repubblica.it/News/2025/01/24/ceolini_confindustria_moda_interventi_urgenti_per_sostenere_il_settore_e_le_pmi_-137/