Startup: ruoli chiave e supporto dei Fractional Manager nella fase di crescita

Le startup nascono con team ridotti e strutture "flat", dove i founder e co-founder ricoprono ruoli multipli. 

Con la crescita e l'accesso a risorse finanziarie, l’organizzazione evolve e compaiono funzioni dedicate e livelli manageriali.

In questo articolo analizziamo come cambiano struttura e processi organizzativi di una startup nelle diverse fasi, quali ruoli risultano più rilevanti e come costruire un team per la crescita coniugando struttura e agilità.

Introduzione

Avviare una startup richiede rapidità di decisione e flessibilità organizzativa. Per questo motivo le strutture sono inizialmente piatte e leggere, mentre con l’evoluzione dell’impresa l’organizzazione tende a strutturarsi.

Comprendere come e perché avviene questa trasformazione aiuta a gestire con maggiore consapevolezza la crescita di un team e a reperire le risorse giuste in ogni fase dello sviluppo, mantenendo la giusta flessibilità.

La struttura organizzativa della startup

La struttura organizzativa della startup definisce come i ruoli, le responsabilità, i processi e le relazioni vengono distribuiti all’interno del team. A differenza delle imprese consolidate, le startup operano in condizioni di elevata incertezza e necessitano di modelli più agili.

Il concetto di Lean Startup, sviluppato da Eric Ries, ha influenzato fortemente l’approccio organizzativo di molte giovani imprese. Le lean startup privilegiano una struttura minima e flessibile, che consente di adattarsi velocemente al mercato e di modificare il prodotto o il modello di business attraverso cicli rapidi di sperimentazione e validazione.

• Le startup partono con una struttura piatta, caratterizzata da pochi livelli gerarchici e da un alto grado di autonomia dei collaboratori. È la forma più diffusa nelle fasi iniziali, perché velocizza il processo decisionale permettendo rapidità e flessibilità.

• Con il tempo e la crescita del team, l’organizzazione evolve naturalmente verso forme più gerarchiche, con livelli di management e responsabilità più definiti, per assicurare efficacia, efficienza e coordinamento.

In questo percorso è importante che la struttura sia adeguata alla fase di sviluppo.

Perché l'organizzazione del team in una startup è importante?

Una struttura organizzativa ben impostata aiuta la startup a rimanere agile senza perdere efficienza, anche quando il numero di persone e di attività cresce rapidamente.

Evita errori nell’allocazione delle risorse

Che si tratti di risorse finanziarie o umane, una startup deve operare con il minimo spreco. Senza una struttura chiara, con la crescita diventa più difficile controllare come vengono utilizzati budget e competenze, aumentando il rischio di inefficienze.

Aumenta l’efficienza nei processi decisionali

Per restare competitiva, una startup deve saper individuare rapidamente i cambiamenti necessari e reagire senza ritardi, anche attraverso pivot o revisioni di strategia. Una struttura trasparente, in cui ciascuno conosce le proprie responsabilità, facilita decisioni tempestive e supporta l’agilità nello sviluppo di prodotto.

Migliora comunicazione e performance

Quando i membri del team sanno a chi rivolgersi e i flussi informativi sono chiari, la collaborazione è più efficace. L’assenza di una struttura organizzativa e di processi chiari, invece, può tradursi in:

• perdite di tempo, attività inutili o duplicate
• errori di comunicazione
• ritardi nelle consegne
• fraintendimenti e tensioni tra i membri del team
• performance inferiori alle potenzialità e perdita di opportunità 
• distribuzione non equilibrata del carico di lavoro
• contributo insufficiente di alcuni membri del team / burnout delle risorse più impegnate
• qualità complessiva del lavoro più bassa.

Rende la startup più attrattiva per gli investitori

Un’organizzazione che funziona in modo ordinato rafforza la credibilità verso l’esterno. Mostrare agli investitori che il team lavora in maniera coordinata e con un piano di crescita ben strutturato facilita la raccolta di capitali.

Migliora la gestione delle risorse umane

Una struttura organizzativa solida non incide solo sull’efficienza operativa, ma anche sulla qualità delle persone che la startup riesce ad attrarre e trattenere. Disporre di ruoli e responsabilità ben definiti consente di:

• aumentare l’attrattiva verso i talenti migliori
• ridurre il rischio di errori di assunzione, grazie a criteri più chiari nella selezione
• favorire la retention, perché le persone trovano maggiore chiarezza sulle prospettive di crescita e sul proprio contributo all’impresa

Rafforza la compliance e la gestione dei rischi

Con la crescita di una startup aumentano anche le aree di esposizione a rischi legali, normativi e operativi. Una struttura organizzativa definita aiuta a:

• chiarire chi è responsabile degli adempimenti legati a privacy, sicurezza dei dati e contratti
• ridurre il rischio di non conformità alle normative del lavoro e alla legislazione di settore (ad esempio in ambiti come fintech, biotech, healthtech)
• prevenire errori operativi e conflitti interni, grazie a processi più formalizzati.

Quali sono i ruoli in una startup?

In fase iniziale, è frequente che una o due persone, i founder, si trovino a coprire più incarichi, assumendo contemporaneamente ruoli diversi. Con l’espansione, soprattutto se molto rapida, diventa complesso riorganizzare i processi, delegare responsabilità e mantenere il team allineato.

Focalizzandoci sulle Tech Startup, vediamo come cambia la struttura organizzativa della startup a seconda della fase di sviluppo in cui si trova.

Early Stage (fase iniziale)

Nelle primissime fasi è il founder a ricoprire più ruoli. All’inizio può trattarsi di un unico imprenditore o di un gruppo ristretto di co-founder che si dividono le responsabilità: CEO, developer, marketing specialist, etc. 

Il team non deve necessariamente essere numeroso: spesso il prodotto si trova ancora nella fase di validazione e procede verso la creazione di un MVP. Progressivamente, però, la squadra si amplia grazie a nuove assunzioni e compaiono i primi ruoli dedicati.

Quali figure compaiono dipende dagli obiettivi specifici del business e dal settore di riferimento. Non esiste un modello unico, ma alcuni ruoli ricorrenti nelle startup tech in early stage sono:

• CTO: responsabile della componente tecnica e dello sviluppo
• HR Manager: cura la selezione e l’inserimento delle prime risorse.
• Product Manager: guida la pianificazione e l’evoluzione del prodotto
• Accountant: gestisce contabilità e pagamenti
• Marketing Specialist: segue branding, marketing e lead generation
• Sales Specialist: si occupa delle prime vendite.

In questa fase è cruciale decidere quali attività svolgere internamente e quali esternalizzare.

Alcuni esempi tipici:

• Finanza: l’outsourcing può coprire contabilità, dichiarazioni fiscali e analisi finanziaria, offrendo competenze specialistiche a costi inferiori rispetto all’assunzione di una risorsa full-time. In questo modo la startup riduce le spese operative, resta conforme alle normative e accede a informazioni preziose per la gestione.

• Sviluppo applicativo e design: invece di ampliare subito la struttura interna, molte startup si affidano a fornitori esterni per disporre di team dedicati di designer, sviluppatori e tester.

• Tech: alcune imprese optano per servizi di CTO in outsourcing, ottenendo supporto tecnologico strategico senza sostenere l’onere di un’assunzione a tempo pieno.

L’uso di servizi esterni consente di concentrare risorse e attenzioni sulle attività principali, rinviando la creazione di reparti interni fino a quando la crescita lo renderà sostenibile.

Growth fase (fase di crescita)

Quando il prodotto inizia ad avere trazione e l’azienda cresce, anche la struttura organizzativa si amplia. Aumenta il numero di persone coinvolte, i compiti vengono delegati e l’organizzazione si articola su più livelli. In questa fase, le startup tendono a distinguere tra management e ruoli operativi.

Al vertice resta il founder, spesso con il ruolo di CEO. È responsabile della visione, della missione, della cultura aziendale e delle decisioni strategiche di fondo. A questo livello si collocano anche stakeholder e co-founder.

Manager C-Level 

Il livello C-suite costituisce il motore della startup. Alcuni ruoli tipici sono:

• CTO: guida le scelte tecnologiche e lo sviluppo del prodotto.
• COO: supervisiona le operazioni quotidiane, coordina processi interni e allocazione delle risorse
• CFO: supervisiona finanza, budget, flussi di cassa e compliance.
• CMO: definisce e attua la strategia di marketing e comunicazione.
• CSO: sviluppa la strategia commerciale e apre nuove opportunità di mercato.
• CPO: gestisce il ciclo di vita del prodotto e il suo allineamento con le esigenze degli utenti.

Manager funzionali 

Si tratta dei "middle manager", responsabili di team o dipartimenti, che riportano ai C-level e coordinano il lavoro dei team operativi. Esempi: Team Lead di sviluppo (front-end, back-end, QA), Social Media Manager a capo del team di specialisti.

Risorse operative

Include la maggior parte dei collaboratori, distribuiti nei vari reparti:

• Design (UX eUI).
• Development (sviluppatori front-end, back-end, QA, DevOps).
• Marketing (SEO, contenuti, social media, Ads, website, eventi ...).
• Sales (account, business developer).
• HR (recruiter).
• Customer Support (gestione richieste e assistenza clienti).
• Finance (contabili e specialisti amministrativi).

A seconda delle dimensioni e caratteristiche del settore, possono aggiungersi altri ruoli C-level, manageriali o operativi. 

Come sviluppare il team di una startup?

Prima di procedere con nuove assunzioni, è importante valutare se l’azienda è pronta a espandere il team. Inserire risorse troppo presto può generare squilibri, aumentare i costi fissi e ridurre la sostenibilità finanziaria. Quando diventa chiaro che l’ampliamento è necessario, occorre decidere con quale modalità avviare il reclutamento.

Assunzione diretta 

La prima opzione è quella di inserire persone in organico a tempo indeterminato e full-time. Il processo richiede screening accurati, colloqui e onboarding, oltre alla gestione degli aspetti amministrativi (contratto, retribuzione, benefit). Questo approccio garantisce stabilità e continuità, ma è anche il più oneroso in termini di tempo e costi.

Collaborazione con consulenti e freelance

Molte startup scelgono di rivolgersi a advisor, consulenti e freelance per esigenze specifiche e temporanee. Questa soluzione consente di accedere a competenze qualificate senza impegni di lungo periodo né costi full-time, ma presenta limiti di disponibilità e di integrazione con il team interno. 

Fornitori di servizi in outsourcing 

Un’altra possibilità è affidarsi a partner esterni con ampi bacini di talenti cui viene affidata la gestione di un'intera area funzionale come IT, lead generation, customer support. Questa opzione permette di scalare rapidamente, ma richiede attenzione nella scelta del fornitore per evitare costi nascosti o standard qualitativi non adeguati. 

Community di startup, incubatori e acceleratori

Alcuni founder incontrano co-founder e partner all’interno di community o programmi di networking dedicati alle startup.

Un’altra opportunità è rappresentata dagli incubatori e dagli acceleratori, che oltre al supporto finanziario e formativo offrono accesso a reti di professionisti e potenziali membri di team.

Fractional Manager / CXO per i ruoli manageriali e C-Level

Accanto a queste opzioni, nelle startup si sta affermando sempre più il ricorso ai Fractional Manager e Fractional CXO. Si tratta di figure manageriali esperte che entrano nel team della startup con un impegno part-time e flessibile. Questo approccio permette a una startup di accedere a competenze di livello senior senza dover sostenere i costi di un’assunzione a tempo pieno.

Un team di fractional CXO può coprire progressivamente tutte le funzioni strategiche, fino a costituire un vero e proprio fractional Board:

• un Fractional CFO per la pianificazione finanziaria e il rapporto con gli investitori
• un Fractional CMO per la strategia di marketing e il go-to-market
• un Fractional CTO per guidare le scelte tecnologiche
• un Fractional COO per i processi operativi e organizzativi
• un Fractional CHRO Manager per la selezione e la gestione dei talenti.

Oltre ai ruoli C-level, anche i ruoli di middle management possono essere coperti da fractional manager.

I benefici principali sono:

• accesso immediato a competenze specialistiche in fasi delicate di sviluppo;
• sostenibilità dei costi, grazie a un impegno calibrato sulle necessità reali;
• scalabilità: le risorse possono essere ridotte o aumentate in base all’evoluzione della startup;
• governance: la presenza di manager esperti favorisce processi più solidi e riduce i rischi.

Per una startup in rapida crescita, il fractional management rappresenta un modo per ottenere il supporto di figure di alto livello mantenendo flessibilità e agilità organizzativa.

Elementi distintivi dei team di successo in una startup

Uno studio della Harvard Business School ha dimostrato i team che funzionano hanno alcune caratteristiche ricorrenti.

La ricerca condotta su 95 startup tecnologiche analizzate nel corso di un programma di accelerazione ha evidenziato tre caratteristiche comuni ai team che ottengono risultati migliori.

Esperienza e competenze

I team che hanno già lavorato in startup o che possiedono competenze specifiche nel settore mostrano performance superiori. La conoscenza tecnica e di mercato rappresenta una base solida per affrontare le prime sfide.

Passione imprenditoriale

La motivazione e l’impegno dei founder giocano un ruolo decisivo. La passione per il progetto aiuta a superare momenti di incertezza e mantiene coeso il gruppo.

Visione condivisa

I team che condividono obiettivi strategici e visione di lungo termine risultano più capaci di prendere decisioni coerenti e di orientare le energie nella stessa direzione.

È indubbio inoltre che una chiara definizione dei ruoli e responsabilità riducano sovrapposizioni, inefficienze e confusione, migliorando sinergia e risultati del team.

Considerazioni finali: il ruolo del fractional management

La crescita di una startup porta con sé la necessità di introdurre figure manageriali esperte, in grado di guidare funzioni chiave come finanza, marketing, tecnologia e operations. Non sempre però è sostenibile assumere subito un intero team di C-level a tempo pieno.

Il fractional management offre una soluzione concreta a questo problema: figure senior con competenze specialistiche entrano a supporto della startup con un impegno part-time e calibrato sulle esigenze reali. In questo modo la startup può accedere a un livello elevato di esperienza manageriale mantenendo flessibilità e sostenibilità dei costi.

Un team fractional può coprire progressivamente tutti i ruoli più strategici (dal Fractional CFO per la gestione finanziaria, al Fractional CMO per il marketing, al Fractional CTO per lo sviluppo tecnologico, fino al Fractional COO per il coordinamento operativo). Questa formula permette di accelerare la crescita con una governance più solida, senza vincolarsi a costi fissi prematuri.

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FAQ

Quali ruoli servono in una startup?

Dipende dalla fase di sviluppo e dal settore. In generale, nelle fasi iniziali sono essenziali i founder, un responsabile tecnico, un product manager e figure di marketing e vendite. Con la crescita compaiono ruoli manageriali (CTO, CFO, CMO) e reparti operativi più strutturati.

Qual è la struttura organizzativa di una tech startup?

Se il prodotto di una startup è strettamente legato alla tecnologia, la struttura organizzativa includerà un numero maggiore di ruoli tecnici. Oltre ai reparti standard, possono comparire figure come il co-founder tecnico, il Chief Technology Officer (CTO), il technical lead e diversi sviluppatori.

Qual è la migliore struttura organizzativa per una startup?

Non esiste un modello valido per tutte. Nelle prime fasi è più adatta una struttura piatta, che favorisce agilità e rapidità decisionale. Con la crescita è necessario introdurre livelli di management e processi più chiari per gestire in modo sostenibile l’espansione.

Qual è il ruolo dei fractional manager / CXO nelle startup?

I fractional manager portano competenze manageriali senior con un incarico di pochi giorni a settimana, coprendo funzioni come finanza, marketing o tecnologia. Offrono esperienza strategica flessibile, utile nelle fasi di crescita senza i costi di un’assunzione full-time.

Fonti

Harvard Business Review, What Makes a Successful Startup Team https://hbr.org/2019/03/what-makes-a-successful-startup-team

Business News Daily, The First 8 People Your Startup Should Hire

https://www.businessnewsdaily.com/15186-first-startup-hires.html